ビジネススキル

【新社会人向け】「減らす」、「無くす」で仕事のスピードがUPする

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こんにちは！理系サラリーマンのつぐです。

皆さん、「仕事ができる」ようになるためにはどうしたら良いのか。考えたことはありませんか？

これまで50冊以上のビジネス書を読んできましたが、多くの本に共通して「仕事のスピード」を高める方法に触れられていて、紛れもなく「仕事ができる」ようになるための要素の一つであると確信しています。

それでは、具体的にどうすれば仕事のスピードを高められるのか。

スピードを上げるのが大事なのはわかるけど、結局のところ業務の作業スピードをあげるだけでは？

業務スピード上げるためにエクセル術とか読んでみたけど、結局あんまり身につかないんだよね・・・

このように仕事のスピードUPと聞いて、作業スピードを上げる手段を連想される方も多いと思います。

でも今回ご紹介するのは、そんな作業を速めるスキルではなく、より重要で成果に結びつく業務にあてる時間を増やしていきましょう。という内容となります。

ここではそれぞれの書籍に散らばっているテクニックや考え方などをまとめ、私自身の意見も交えながら紹介していきたいと思います。

速く作業をするだけでは不十分

資料作成やエクセルへの記入など業務に必要な作業時間をいかに速めるかは確かに重要です。

作業スピードは速いに越したことはないのですが、ここでは業務によって生み出される価値や成長の観点からそれだけでは不十分だと考えます。

ハンバーガー屋さんでの働き方

例えば、とあるハンバーガー屋さんでは５人の従業員が働いており、１日で一人当たり平均 １００個のハンバーガーを生産しています。

ここで以下のようなAさんとBさんがいたとして、店長のあなたはどちらの人により多くの賃金を払いたいと思いますか。

＜Aさん＞
　１日に３００個のハンバーガーを生産できるスキルを取得

＜Bさん＞
　誰でも１日に２００個のハンバーガーを生産できるシステムを考案

ここで価値がハンバーガーの生産量であるとすると、単独で２００個の生産量UPするAさんと比べ、Bさんの方が５００個もお店全体の生産量UPに貢献しているので、多くの賃金を払いたくなりますよね。

作業スピードUPには限界あり

このケースから作業スピードをあげるだけでは頑張っても生み出す価値に限界があることがわかるかと思います。

そして単に目の前の業務の遂行スピードを速めるのではなく、より多くの価値を生み出す業務にリソースを割く方が結果として大きな成果に繋がるのです。

つまり仕事ができる人は、「いかに作業スピードを速めるか」ではなく、「いかに価値を高められる業務に時間を割くか」を考えています。結果としてより速く質の高いアウトプットを出すことができるのです。

価値を高められる業務に集中する

価値を高められる業務に集中する考え方を基準にすると、仕事のスピードを速める方法はその業務にあてる「時間を生み出すこと」になります。

ここでは具体的な手段としては、単純作業や価値の小さい業務を「減らす」または「なくす」ことです。

減らす

　・定型文や文書などをテンプレート化する

　・何度も発生する可能性のある作業はマニュアル化する

「減らす」は、業務にかかる時間を極力減らすための方法となります。ある意味作業スピードUPの考え方と同様ですね。

メールや依頼書などは１から作るのではなく、共通する部分は予め用意しておくテンプレート化しておくと時短になりますし、何度も発生する作業はマニュアル化することによって、やる度にわざわざ調べたり、考えたりすることもなくなります。

無くす

　・自分でやらなくて良い業務は他人に任せる

　・重要でない業務は思い切ってやめる

「無くす」は、業務を自分がやらなくても良いようにする方法となります。

あまりこういった考え方に馴染みがない方もいらっしゃるかと思いますが、特に業務を他人に任せられるようになると、時間を効果的に増やすことができ、より価値を高められる業務に専念することができます。

業務を任せることに関しては、例えば某コンサルティング企業では顧客への提案内容は自ら考え、資料作成は専門部隊に任せるという徹底ぶりです。

ただ自分の業務を他人に任せるときによく問題になるのが、どうやって任せたらよいか分からなくなることです。そんな時に役に立つのがマニュアルです。

・自分でやってみた作業で、今後も発生しそうで自分がやらなくていいなと思ったらマニュアル化。

・業務を任せられる人に一度マニュアルに沿って作業を実施。

・問題なければその後は基本的に業務をお任せする。

こんな手順で、単純作業など自分がやる必要のない作業はどんどん任せちゃいましょう。

重要なのは自分が業務をする判断基準として「それが価値を高められる業務か」という観点を持つことだと思います。

なんでも自分でやっていたら、いずれ時間がいくらあっても足りなくなるのは明白です。業務に優先順位をつけて、他人に任せたり、時にはやらないという選択をして、より効率的に成果を出せるようにしていきましょう。

業務の独占はかえって損する？

自分だけしかできない業務があった方が良い。そんな風に考えたことはありますでしょうか。

かつての私もそうでした。自分にしかできない業務を増やすことでこの組織の中での存在価値が増すのではないか、そう考えてすらいました。

ただ今回ご紹介した時間を生み出す観点で考えると、必ずしも業務を独占化することが良いこととは言えません。

なぜならば業務を独占化してしまうことは、いつまでたっても同じ業務に追われることを意味するからです。

自分にしかできない業務の分だけ時間が定常的に奪われてしまいますし、新たな業務や勉強する時間も取れなくなると成長する機会もなくなってしまいます。

常に忙しく時間が無いと感じている方は、業務を独占化してはいませんか？

「減らす」、「無くす」考え方でより価値を高められる業務に集中できるようにしていきましょう。

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