こんにちは！技術者として仕事をしている理系サラリーマンのつぐです。
ここでは仕事の進め方に悩むサラリーマンや会社でどう働くのか学びたい学生の方に向けて役立つコンテンツを配信しています！
今回は自分のための時間管理術について学んでいきましょう！！
＜これだけはお伝えしたい！アクションプラン＞
・どれだけ「緊急」なことに時間を割いているのか気付く
・「緊急でない」かつ「重要」なことの予定を始めからスケジュールに入れる
・少しでも良いので日々自分で決めた「緊急でない」かつ「重要」なことに時間を使う
この記事の目次
日頃時間が無いと感じる方にオススメの時間管理の考え方
突然ですが、次の方の人生についてどう思いますか？
【Aさん（２８歳／男性）】※本書抜粋
入社５年目の営業マン。日中はテレアポと顧客訪問、その後会社に戻ってきて事務処理と先輩から回ってくる雑務に追われます。「今日はこれをやろう」と決めて手帳に書いていても、先輩から突発的に頼まれる雑用が多すぎて、全く仕事が終わりません。帰宅は遅く、家に帰ると寝る以外何もできません。
日々仕事に追われて忙しそうにしているなあという事例ですが、皆さんはいかがでしょうか。
ちなみに私は「今日はこれをやるぞ」と意気込んで会社に行ったものの、メールや電話、飛び込みの依頼などに時間を取られ、やりたいことをやる事なく就業時間が終わってしまった経験は１度や２度じゃ済みません。
もし少しでも共感するところがある方は本記事をぜひ最後まで読んでみてください。
仕事においても自分にとって大切なことを、大切にしよう！
大切なことを実行することで、充実した人生を送ることができる。
まず、この本の著者はAさんの人生に間違いが潜んでると述べています。
①人生の「大切なこと」が分かっていない
②「大切なこと」は分かっているけれど、実行できていない
③実は自分にとって大切でないことを、「大切なこと」だと思い込んでいる
つまり自分にとって本当に「大切なこと」をやっていないことが良くない。
逆に言うと、「自分にとって大切なことを、大切にしよう！」というのが最も重要なメッセージとなります。
それでは実際に「大切なこと」をどうやって実行したら良いのか。その問いに対しての具体的なアクションが本書では紹介されています。
そして、本記事ではこの本から特に皆さんに伝えたいポイントを３つに絞って記載します！
自分にとって「大切なこと」ってなに？？
「大切なこと」とは「緊急でない」かつ「重要」なことである。
「大切なこと」をするのが重要だというのは素直に賛同できますが、そもそも本当に「大切なこと」ってすぐに思い浮かびますか？
本書では「７つの習慣」（スティーブン・R・コヴィー著）より時間管理のマトリックスという図を用いて説明しています。
こちらの表の通り、出来事を緊急であるかどうか、重要であるかどうかで分類した際に、「緊急でない」かつ「重要」なことが最も意識的に優先すべき領域であると述べています。
なぜなら、この領域には、長い目でみれば自身の人生にとって最も有益なであると考えられる事柄が含まれているためです。そして多くの人にとってそれは「大切なこと」と言えるのではないでしょうか。
皆さんもぜひ一度仕事や日常の出来事を振り返ってみて、この表のように分類分けしてみてください。そして「緊急でない」かつ「重要」なことにどれだけ時間を割けているか確認してみましょう。
まずは現状に気付くことから
まずは、日常の出来事を可視化し、普段は見えにくい「緊急でない」かつ「重要」なことを意識しよう。
皆さんの時間管理のマトリックスはいかがでしたでしょうか。かく言う私は、日々の出来事を分類分けしてみると次のようなサイクルに陥っていることに気付きました。
①「緊急」かつ「重要」なこと（納期の迫った資料作成やクレーム対応）を優先して取り組む
②業務の途中で「緊急」かつ「重要でない」こと（メールや電話など）が気になり、そちらに手を回す
③「緊急」かつ「重要」なことが終わらないうちに定時が過ぎ、残業して仕事を片付ける
④帰宅してから「緊急でない」かつ「重要でない」こと（テレビやスマホゲーム）をだらだらとしているうちに就寝時間となる
全く「緊急でない」かつ「重要」なことをやれていませんね。。。実は多くの人は、この①→④のまさに仕事に追われて時間がないと感じる悪循環に陥ってしまいがちのようです。なぜならば、「緊急」のことはこちらが黙っていても向こうから我々に行動を取るように仕向けてくるからです。
さらに問題なのは、「緊急」かつ「重要でない」ことを最優先すべきと勘違いしたまま、多くの時間を割いてしまうこと。この領域に時間を費やして疲れ果てると、「緊急でない」かつ「重要でない」こと（単なる娯楽）に逃げてしまう負のスパイラルが完成します。
このようにまずは日常の出来事がどのような状態になっているか見える化し、どの領域に時間を掛けているか気付くことが重要となります。さらに、「緊急でない」かつ「重要」なことに取り組むためには、自らその重要性に気付き、自らの意志で行動しなければならないと述べられています。
先に「大切なこと」を予定に入れよう！
自分で決めた「緊急でない」かつ「重要」なことを最初にスケジュールに入れ、日々少しでも良いので「大切なこと」のために時間を割こう。
本書では「緊急でない」かつ「重要」なことを実施するための具体的なアクションとして、表題の通り手帳を利用した６つのステップが記載されています。本記事では、この中で私が最も重要と感じたステップを紹介します。
「大きな石」を先に入れ「小さな石」を後に入れる
つまり、手帳やスケジューラーに予定を書き込む時に、「緊急でない」かつ「重要」なことを「先に」入れてしまうことです。
この効果は、「緊急でない」かつ「重要」なことを先にスケジュールに入れることで、もし「緊急」なことが我々に行動するよう仕向けてきた時に、本当に今やるべきことなのか優先順位を比較して実施するかしないか決断することができることです。
例えば、誰かから突然依頼が来た時に先に入れていた予定と見比べ、どちらを優先すべきか考えることでより冷静に「緊急」かつ「重要」なことかどうか見極められる。「重要」でなければ後回しにできるし、場合によってはその依頼に対して明確に「No」と言える。それでも「緊急」であれば、他人に任せられないかも考える。といった具合となります。
このようにすれば仕事にかける時間は自分である程度コントロールできますよね。ぜひ皆さんも時間がない状態から脱することを目指して、一緒に頑張っていきましょう！
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