こんにちは！技術者として仕事をしている現役理系サラリーマンのつぐっちゃんです。
ここでは仕事の進め方に悩むサラリーマンや会社でどう働くのか学びたい学生の方に向けて役立つコンテンツを配信しています！
今回は会議・打ち合わせの取り組み方について学んでいきましょう！！
＜これだけはお伝えしたい！アクションプラン＞
・会議打ち合わせ後に確認メールを出す
・議論に入る前に終了条件を明確にする
・ホワイトボードやノートに議論の意見や論点、決定事項を書く
この記事の目次
会議や打ち合わせを効率化させる実践術
参考図書
「世界で一番やさしい会議の教科書」
榊巻 亮
一生で費やす会議の時間 ＝ 3万時間
本書に書かれている生涯会議時間です。１日10時間活動するとして約8年分。非常に長く感じますよね。この数字は何も冗談ではなく、例えば今の私の部署では定例会議だけでも週２回ほど、中には半日かけて開催されるものもあり、実際に計算するとこれと近い数字となりました。
このように長時間付き合う必要のある会議の時間を皆さんは有意義に過ごせていますでしょうか。ぼーっと聞いているだけの人や我関せずで内職する人、さらにはひっそりと寝ている人など、会議の時間がもったいないと感じる方も少なくないと思います。
この本ではそんな会議の生産性を少しでも上げるためのファシリテーション（促すスキル）の実践術が書かれています。本記事では、個人的に感化された具体的なアクションを厳選して３つ紹介していきます。中には簡単にできるものもありますので、ぜひ最後まで読んで実践してみてください。
まずは小さく始める
目につく行動は失敗する可能性が高い。まずは黒子として小さく始める。
まず始めに認識いただきたいのは、会議の流れを一社員がすぐに変えるのは困難であることです。組織にはそれまで築いた独自の風土があり、新しく何かを取り入れようとすると反発がつきものだからです。
そこで著者が推奨しているのは「小さく始める」ことです。いきなり進行役を立候補したりSWOT分析などフレームワークを使ったりするなど目に付く行動をすると失敗するので、まずは自分の手が及ぶ範囲でこっそり実践していき、その効果が確認できたらどんどん広げていくのが改善するコツとなります。
会議・打ち合わせの改善アクション
アクション1. 会議後に確認メールを送る
「決まったこと」「やるべきこと」が曖昧になるため、会議・打ち合わせ後に確認メールを参加者に送る
会議や打ち合わせが終わった後、結論や次のアクションについて認識が合ってなかったという経験はありませんか。議題を決めて話すことはしても、「それで私は何をすればいいの？」となっていては時間を無駄にしたのと同じです。
これらの認識合わせを行うのが確認メールとなります。会議や打ち合わせ後に参加者に決定事項やアクションを送ることで、全員が共通の認識を持ち、もし間違っていたら訂正してもらうこともできます。
これはすぐにできるわりに効果も絶大なのでぜひ実践してみてください。特に自分主催の打ち合わせや顧客との面談でやっていただくのがオススメです。
アクション2. 会議の終了条件を明確にする
議論に入る前に終了条件を明確にすることで、脱線を防ぐ。
議論していく中で気になることが出てくると、ついつい話が脱線してしまうことはありませんか。当然それが議題に関係ないのであれば、無くしていくべきです。そのための方法として終了条件を明確にするのが有効となります。
始めにどうなったら会議を終了できるのか確認することで、自然と参加者のベクトルを合わせられること。また、実際に議論が脱線した際に、「それは別の機会に掘り下げるとして、今は○○を決めることに集中しませんか」などと話を修正しやすくなります。
アクション3. 議論の内容をその場で書く（スクライブ）
ホワイトボードや紙などに参加者が見えるように書くことで、議論が噛み合わない状態を防ぐ。
何かを決める前に新たな疑問点や意見などが出てきて発散し、気がつけば議論が噛み合わなくなって混乱してしまうという場合には、リアルタイムで参加者が議論を共有できるようにすることが有効となります。
まだ処理できていない議題が見える化できたり、書ききれなくて改めて聞いてみるとより整理できたりして、話の脱線も少なく認識合わせもできるので効率よく会議を進めることができます。ただしその分端的に書く技術や話を要約する能力が必要となりハードルが高くなります。
本書ではスクライブのコツとして話全てを書こうとするのではなく、意見や論点、決定事項に絞って抽出すれば良いとしています。もちろん経験がものを言うと思いますので、手元のノートに書いて練習するのもアリですね。
おわりに
いかがでしたでしょうか。会議自体はアイディア出しや情報のすり合わせ、意思決定などをする上で欠かせないものではあります。その一方で意外ともったいない時間になりがちだと思いますで、できる範囲で効率よく取り組んで生産性を少しでも上げていきたいですね。
本書は小説形式で会議を改善していくプロセスを書かれていて、とにかく読みやすいです。特に具体的に実践する様子も細かく書かれていて、かなり参考になりますので個人的にもオススメしたい書籍になります。気になる方はぜひ手に取ってみてください。
 | 価格:1,760円 |
